Digitale Archivierung für ein papierloses Büro

PDF und TIFF anstatt Papier? Der Weg zum papierlosen Büro ist nicht einfach. Lassen Sie sich helfen bei der Erstellung und Verwaltung digitaler Dokumente – entweder mit einer eigenen Scan-Workstation und einem ausgeklügelten Archivsystem oder durch unseren Scan-Service.

Beachten Sie, dass auch elektronisch erstellte Belege, entsprechend den gesetzlichen Vorgaben, revisionssicher archiviert werden müssen. Neben modernster Archivierungssoftware und der passenden Hardware bieten wir Ihnen die elektronische, digitale Archivierung Ihrer Briefpost und Papierdokumente in Dienstleistung an. Bei Fragen zum Archivierungsprozess oder einer adäquaten Lösung für die digitale Archivierung stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. Sprechen Sie uns an.

Digitale Archivierung für Behörden und Unternehmen

Welche Aufgaben erfüllen Archive?

Archive sorgen dafür, dass Informationen, Daten und weitere Dokumente jeglicher Art langfristig aufbewahrt, systematisiert und kategorisiert sind, sodass jederzeit ein Zugriff auf sie durch berechtigte Personen oder Stellen garantiert ist und ohne großen Aufwand erfolgen kann. Als solche ist eine Archivierung von Geschäftsdokumenten ebenfalls unerlässlich für die Büroorganisation, damit die benötigten Informationen an Mitarbeiter, Kunden, Auftraggeber etc. ausgegeben werden können. Aber auch Daten, die aus anderen Gründen gespeichert werden müssen – man denke dabei an Kundennachfragen oder die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben –, finden in Firmen-Archiven ihren Platz.

Was sind die Vorteile eines digitalen Archivs?

Sind Sie es leid, täglich Unmengen an gedruckten Dokumenten aus verschiedensten Ordnern zusammensuchen zu müssen? Mit einem digitalen Archiv bleibt Ihnen das in Zukunft erspart. Zum einen reduziert ein digitaler Speicherplatz enorm die benötigte Fläche an Stauraum, die Sie für Ihr Archiv aufwenden müssen. Keine Räume oder sogar Hallen voller Aktenordner mehr – alle Dateien, die in die Datenbank Ihres Unternehmens eingepflegt sind, befinden sich komprimiert auf Ihrem digitalen Speicher. Durch eine intelligente Indexierung schaffen Sie eine deutlich bessere Übersichtlichkeit. Dadurch gestaltet sich der Zugriff um ein Vielfaches einfacher und schneller – er ist von mehreren Rechnern zeitgleich möglich, auch wenn die Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten oder im Homeoffice eingesetzt sind.

Was ist bei der digitalen Archivierung zu beachten?

Digitale Archive können große Mengen an Informationen parallel speichern und abrufen. Dabei haben die betreffenden Dokumente kein festgelegtes Format, sondern müssen unabhängig vom Dateityp abrufbar sein.
Das Dokumentenmanagement beginnt daher bereits beim Einpflegen der Daten: Die exakte Ablage und Indexierung von Dokumenten sind notwendig, um diese später schnell und zielsicher aufzufinden und allen berechtigten Mitarbeitern zugänglich zu machen.
An ein digitales Archiv können verschiedenste Anforderungen gestellt werden, die zu erfüllen sind.

Die drei wichtigsten Faktoren haben wir im Folgenden zusammengestellt:

Compliance
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), ist in einem digitalen Archiv von höchster Bedeutung. Die DSGVO verlangt, dass Sie in der Lage sind, Kundenkommunikation und einzelne Kundendaten auf Wunsch des Kunden zu löschen sowie Aufzeichnung darüber zu führen, was wann gelöscht wurde.
Durch Gesetze zur Verwaltung von Aufzeichnungen ist außerdem geregelt, dass Sie Kommunikation löschen müssen, wenn sie den zulässigen Zeitraum überschreitet.
Verschlüsselung, Authentifizierung, Zugriffskontrolle und Überprüfbarkeit sind weitere Faktoren, auf die Sie bei der Auswahl Ihrer Archiv-Software achten sollten.

Geschwindigkeit
Digitale Archive müssen viele gleichzeitige Abrufanfragen mit Reaktionszeiten von weniger als einer Sekunde unterstützen. Kundenstarke Unternehmen benötigen daher eine leistungsfähige digitale Archivierung. Wir stellen sicher, dass diese Dokumente schnell geladen werden, sodass sie Ihren Kunden und Mitarbeitern direkt online und ohne längere Wartezeiten angezeigt werden können.

Integration
In der heutigen Omnichannel-Welt erwarten Mitarbeiter und Kunden, auf einen Blick Zugang zu allen relevanten Dokumenten und Informationen zu haben, sobald sie sich bei einem Portal anmelden.
Auch wenn ein Kunde Sie telefonisch aufgrund einer Nachfrage oder eines Problems kontaktiert, muss Ihr Kundendienstmitarbeiter in der Lage sein, alle mit diesem Kunden verbundenen Informationen innerhalb weniger Sekunden zu finden und einzusehen. Die Integration eines digitalen Archivs in Ihre bestehenden Systeme gewährleistet ein zufriedenstellendes Ergebnis sowohl für Ihre Mitarbeiter als auch für Ihre Kunden.

Digitale Archivierung schützt vor Datenverlust

Datenverlusten vorzubeugen ist mit digitalen Archiven weitaus einfacher, da sie regelmäßig und unkomplizierter gesichert werden können. Der Verlust von Daten in großen Archiven ist sowohl für traditionell analoge als auch für digitale Archive ein Risiko. Im digitalen Bereich ist das Erstellen von Backups, die an verschiedenen Orten gespeichert werden können, kostengünstiger und weniger zeitaufwändig als das Erstellen von Papierkopien oder andere analoge Sicherungsmaßnahmen.

Wie wir Ihnen helfen
Haben Sie Interesse, Ihr Büro auf papierlose Kommunikation umzustellen und Ihre Belege entsprechend den gesetzlichen Vorgaben revisionssicher digital zu archivieren? Neben modernster Archivierungssoftware und der passenden Hardware bieten wir Ihnen die elektronische, digitale Archivierung Ihrer Briefpost und Papierdokumente in Dienstleistung an.

Bei Fragen zum Archivierungsprozess oder zu adäquaten Lösungen für die digitale Archivierung stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. Sprechen Sie uns an!