Digitale Archivierung für ein papierloses Büro

PDF und TIFF anstatt Papier? Der Weg zum papierlosen Büro ist nicht einfach. Lassen Sie sich helfen bei der Erstellung und Verwaltung digitaler Dokumente – entweder mit einer eigenen Scan-Workstation und einem ausgeklügelten Archivsystem oder durch unseren Scan-Service.

Beachten Sie, dass auch elektronisch erstellte Belege, entsprechend den gesetzlichen Vorgaben, revisionssicher archiviert werden müssen. Neben modernster Archivierungssoftware und der passenden Hardware bieten wir Ihnen die elektronische, digitale Archivierung Ihrer Briefpost und Papierdokumente in Dienstleistung an. Bei Fragen zum Archivierungsprozess oder einer adäquaten Lösung für die digitale Archivierung stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. Sprechen Sie uns an.

Digitale Archivierung für Behörden und Unternehmen

Welche Aufgaben erfüllen Archive?

Archive sorgen dafür, dass Informationen, Daten und weitere Dokumente jeglicher Art langfristig
aufbewahrt, systematisiert und kategorisiert sind, sodass jederzeit ein Zugriff auf sie durch
berechtigte Personen oder Stellen garantiert ist und ohne großen Aufwand erfolgen kann. Als solche
ist eine Archivierung von Geschäftsdokumenten ebenfalls unerlässlich für die Büroorganisation,
damit die benötigten Informationen an Mitarbeiter, Kunden, Auftraggeber etc. ausgegeben werden
können. Aber auch Daten, die aus anderen Gründen gespeichert werden müssen – man denke dabei
an Kundennachfragen oder die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben –, finden in Firmen-Archiven ihren
Platz.

Was sind die Vorteile eines digitalen Archivs?

Sind Sie es leid, täglich Unmengen an gedruckten Dokumenten aus verschiedensten Ordnern
zusammensuchen zu müssen? Mit einem digitalen Archiv bleibt Ihnen das in Zukunft erspart.
Zum einen reduziert ein digitaler Speicherplatz enorm die benötigte Fläche an Stauraum, die Sie für
Ihr Archiv aufwenden müssen. Keine Räume oder sogar Hallen voller Aktenordner mehr – alle
Dateien, die in die Datenbank Ihres Unternehmens eingepflegt sind, befinden sich komprimiert auf
Ihrem digitalen Speicher. Durch eine intelligente Indexierung schaffen Sie eine deutlich bessere
Übersichtlichkeit. Dadurch gestaltet sich der Zugriff um ein Vielfaches einfacher und schneller – er
ist von mehreren Rechnern zeitgleich möglich, auch wenn die Mitarbeiter an unterschiedlichen
Standorten oder im Homeoffice eingesetzt sind.

Was ist bei der digitalen Archivierung zu beachten?

Digitale Archive können große Mengen an Informationen parallel speichern und abrufen. Dabei
haben die betreffenden Dokumente kein festgelegtes Format, sondern müssen unabhängig vom
Dateityp abrufbar sein.
Das Dokumentenmanagement beginnt daher bereits beim Einpflegen der Daten: Die exakte Ablage
und Indexierung von Dokumenten sind notwendig, um diese später schnell und zielsicher
aufzufinden und allen berechtigten Mitarbeitern zugänglich zu machen.
An ein digitales Archiv können verschiedenste Anforderungen gestellt werden, die zu erfüllen sind.

Die drei wichtigsten Faktoren haben wir im Folgenden zusammengestellt:

Compliance
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), ist in
einem digitalen Archiv von höchster Bedeutung. Die DSGVO verlangt, dass Sie in der Lage sind,
Kundenkommunikation und einzelne Kundendaten auf Wunsch des Kunden zu löschen sowie
Aufzeichnung darüber zu führen, was wann gelöscht wurde.
Durch Gesetze zur Verwaltung von Aufzeichnungen ist außerdem geregelt, dass Sie Kommunikation
löschen müssen, wenn sie den zulässigen Zeitraum überschreitet.
Verschlüsselung, Authentifizierung, Zugriffskontrolle und Überprüfbarkeit sind weitere Faktoren, auf
die Sie bei der Auswahl Ihrer Archiv-Software achten sollten.

Geschwindigkeit
Digitale Archive müssen viele gleichzeitige Abrufanfragen mit Reaktionszeiten von weniger als
einer Sekunde unterstützen. Kundenstarke Unternehmen benötigen daher eine leistungsfähige
digitale Archivierung. Wir stellen sicher, dass diese Dokumente schnell geladen werden, sodass sie
Ihren Kunden und Mitarbeitern direkt online und ohne längere Wartezeiten angezeigt werden
können.

Integration
In der heutigen Omnichannel-Welt erwarten Mitarbeiter und Kunden, auf einen Blick Zugang zu allen
relevanten Dokumenten und Informationen zu haben, sobald sie sich bei einem Portal anmelden.
Auch wenn ein Kunde Sie telefonisch aufgrund einer Nachfrage oder eines Problems kontaktiert,
muss Ihr Kundendienstmitarbeiter in der Lage sein, alle mit diesem Kunden verbundenen
Informationen innerhalb weniger Sekunden zu finden und einzusehen. Die Integration eines
digitalen Archivs in Ihre bestehenden Systeme gewährleistet ein zufriedenstellendes Ergebnis
sowohl für Ihre Mitarbeiter als auch für Ihre Kunden.

Digitale Archivierung schützt vor Datenverlust

Datenverlusten vorzubeugen ist mit digitalen Archiven weitaus einfacher, da sie regelmäßig und
unkomplizierter gesichert werden können. Der Verlust von Daten in großen Archiven ist sowohl für
traditionell analoge als auch für digitale Archive ein Risiko. Im digitalen Bereich ist das Erstellen von
Backups, die an verschiedenen Orten gespeichert werden können, kostengünstiger und weniger
zeitaufwändig als das Erstellen von Papierkopien oder andere analoge Sicherungsmaßnahmen.
Wie wir Ihnen helfen
Haben Sie Interesse, Ihr Büro auf papierlose Kommunikation umzustellen und Ihre Belege
entsprechend den gesetzlichen Vorgaben revisionssicher digital zu archivieren? Neben modernster
Archivierungssoftware und der passenden Hardware bieten wir Ihnen die elektronische, digitale
Archivierung Ihrer Briefpost und Papierdokumente in Dienstleistung an.

Bei Fragen zum Archivierungsprozess oder zu adäquaten Lösungen für die digitale Archivierung stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. Sprechen Sie uns an!