Digitaler Versand und elektronischer Rechnungsversand

E-SERVICE & SOFTWARE
Digitaler Versand

Der digitale Versand und elektronische Dokumentenaustausch im geschäftlichen Schriftverkehr bestimmt zunehmend unsere Kommunikation. Begriffe wie Digitalisierung, elektronische Rechnung, Hybridpost, E-Post oder Online-Briefversand sind täglich präsent. Mit dem E-Government-Gesetz des Bundes beispielsweise greift seit November 2018 die E-Rechnung bei öffentlichen Aufträgen. Unsere Softwarelösungen in den Bereichen E-Service, Output-Management oder klassischer Kundenkommunikation (CCM) sollen Ihnen helfen, Ihre elektronischen und physischen Postbearbeitungsprozesse zu optimieren.

Digitale Postbearbeitung und digitaler Versand

Angesichts der zahlreichen technologischen Innovationen der letzten Jahre werden Unternehmen beinahe täglich mit Neuerungen konfrontiert – das gilt auch und in besonderem Maße für die Art und Weise ihrer Postverarbeitung.
Eine Alternative zur maschinellen Verarbeitung des Postaufkommens bildet die digitale Postbearbeitung. Arbeiten Sie in Ihrem Unternehmen bereits überwiegend papierlos oder möchten einen Einstieg finden in digitales Arbeiten? Die Umwandlung von physischen hin zu digitalen Postprozessen wird Ihnen auf diesem Weg ein wichtiger Helfer sein und für Ihre Mitarbeiter unterstützend wirken.
Elektronische Postbearbeitung erfordert keine sofortige 100%ige Umstellung all Ihrer schriftlichen Dokumente auf digitale Kommunikation. Mit der Integration neuer, geeigneter Software-Lösungen in Ihre bestehenden Systeme können wir den Aufwand bei der Umstellung für Sie so gering wie möglich halten. Nach einer Analyse Ihrer Postverarbeitungsprozesse stellen wir Ihnen individuelle und hybride Lösungen ganz nach Ihren Bedürfnissen bereit.

Hybridpost oder Hybridmail bezeichnet Ausgangspost, die teils digital und teils Papier-basiert verarbeitet wird. Sie versenden Ihre Ausgangspost auf elektronischem Weg an unser Druck- und Versandzentrum. Wir übernehmen den Rest: Drucken, Kuvertieren und Versenden – auf Wunsch mit flexibler Zuordnung von Beilagen aller Art und selektivem Druck Ihrer Dokumente in Schwarz oder Vollfarbe. Format-übergreifend von DIN lang bis C4 ist jede Kuvertierung möglich. Das Dokument wird Ihren Kunden daraufhin als physischer Brief zugestellt. Neben der formulargesteuerten Druckausgabe auf Papier können Ihre Dokumente auch elektronisch – beispielsweise per E-Mail – versendet werden.
Alles, was Sie benötigen, ist ein Internetzugang und ein virtueller Druckertreiber, den wir Ihnen zur Verfügung stellen. Für Massensendungen bieten wir Ihnen zusätzlich einen SFTP-Datentransfer oder eine DSGVO-konforme Cloud an.

Bereits im Juli 2016 hat das Bundeskabinett das E-Rechnungs-Gesetz (E-Government-Gesetz) verabschiedet, welches öffentliche Auftraggeber verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Diese Regelung ist für Bundesministerien und Verfassungsorgane ab dem 27.11.2018 beziehungsweise für alle weiteren Bundesbehörden ab dem 27.11.2020 bindend. Für Lieferanten von Produkten und Dienstleistungen an öffentliche Auftraggeber bedeutet dies, Lösungen zu finden, um Rechnungen ausschließlich elektronisch einreichen zu können.
Wir bieten Ihnen dafür verschiedenste Versand- und Verarbeitungs-Optionen unserer Partner an – so zum Beispiel E-Invoicing als B2B-Portallösung aus dem Hause Quadient (ehemals Neopost). Diese ermöglicht neben dem Senden und Empfangen digitaler Rechnungen ebenso die Verarbeitung anderer Transaktionsdokumente wie Angebote oder Mahnungen. Somit erreichen Sie Leistungen, welche die Kundenakzeptanz Ihrer Dokumente erhöhen und gleichzeitig Ihre Prozesskosten um bis zu 80% senken. Sie entscheiden, ob Sie Papier oder elektronische Dokumente wollen – Ihr Geschäftspartner bekommt automatisch sein bevorzugtes Format. Sie haben die höchstmögliche Sicherheit und garantierte Rechtskonformität nach §14 UStG für alle gängigen Sende- und Empfangskanäle.
Für weitere Lösungsoptionen kommen wir gern mit Ihnen ins Gespräch und stimmen diese gemeinsam mit Ihnen individuell für Ihr Unternehmen ab.

Online-Briefversand mit WebBrief24 und MailRoom24 Cube. WebBrief24 – das Online-Briefportal von FP bietet Ihnen eine digitale Poststelle ohne laufende Fixkosten. Sie liefern Ihre Briefe online ein und zahlen nur, was tatsächlich verschickt wurde. Und das Beste ist: Ihre Kunden halten weiterhin einen aufmerksamkeitsstarken Brief in der Hand. MailRoom24 Cube ist die Komplettlösung für Tagespost, Serienbriefe und automatisierte Prozesse.

Mit der Printcom "Tagespost-Lösung" wird es Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – speziell im Home-Office – ermöglicht, wie gewohnt die Kundenkommunikation mit echter physischer Briefpost aufrecht zu erhalten. Ihre Post wird digital gesammelt, sicher übertragen und einmal täglich gedruckt, verpackt und über die Deutsche Post AG versendet.

Testen Sie uns! Wir stellen Ihnen unsere Software-Lösung lizenzkostenfrei für 3 Monate zur Verfügung. Es fallen für Sie nur die einmalige Installation sowie die laufenden Dienstleistungs-/Produktionskosten an.

Warum benötigt mein Unternehmen Unterstützung bei der Digitalisierung der Postbearbeitung?

Vornehmlich für Mitarbeiter, die gleichzeitig oder innerhalb kürzester Zeit gemeinsam auf ein Dokument zugreifen müssen, aber remote arbeiten oder an unterschiedlichen Standorten eingesetzt sind, wird die Bearbeitung eines solchen Dokuments kosten-, zeit- und nervenaufwändig. Mit der Digitalisierung Ihrer Post vereinfachen Sie die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter erheblich und ermöglichen eine simultane Dokumentenbearbeitung.
Zusätzlich erleichtert digitale Post die Erfüllung behördlicher sowie Compliance-Anforderungen hinsichtlich des Datenschutzes. Verwandeln Sie physische Poststücke in sichere Poststücke, indem Kundendaten und verschiedene Fristen – wie zum Beispiel Aufbewahrungs- oder Löschfristen – genauestens überblickt und eingehalten werden können.

Digitale Postverarbeitung steigert die Transparenz im gesamten Unternehmen:

Von der Poststelle bis zur Geschäftsführung sind nun genaue Einsichtnahmen und detaillierte Einblicke in das Postvolumen möglich – darauf basierend können auch Daten darüber erhoben werden, woher diese Post kommt und wie viel Post einzelne Mitarbeiter oder Abteilungen erhalten. So können intelligente Entscheidungen darüber getroffen werden, wie Postprozesse und Kosten zukünftig noch besser verwaltet werden sollten.

Vorteile der digitalen Verarbeitung Ihrer Post

Die Digitalisierung Ihrer Postprozesse bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Besonders relevant sind dabei:

  • paralleler Zugriff auf Dokumente
  • vereinfachte Zusammenarbeit der zuständigen Fachbereiche und Mitarbeiter
  • Überblick über die erstellten digitalen Dokumente und in der Folge reaktionsschnellerer Kundenservice bei Nachfragen oder Problemen
  • Zeit- und Kostenersparnisse im Hinblick auf das Speichern, Suchen und Abrufen von Informationen
  • Rechnungserstellung und -versand bequem vom Arbeitsplatz aus
  • mehr Kontrolle und Einblick in den Postprozess, einschließlich Postvolumen, Art der Sendung und Empfänger

Insgesamt kann und wird digitale Kommunikation die Effizienz Ihres Unternehmens steigern, Kosten senken und Ihre Mitarbeiter entlasten.
Gerne analysieren wir Ihren aktuellen Postverarbeitungsprozess und beraten Sie, wie Sie diesen Prozess digitalisieren und somit effizienter gestalten können. Sie erreichen uns telefonisch oder über unser Kontaktformular.

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Wir beraten und unterstützen Sie gern!